Pour une entreprise, une bonne gestion de sa facturation est essentielle dans la relation avec ses partenaires, clients et fournisseurs.

La facture est un document permettant la concrétisation des échanges commerciaux ayant lieu entre deux parties. Elle donne lieu à la matérialisation d’une transaction financière en lien avec la livraison d’une prestation ou bien une vente effectuée. Ce document est d’autant plus important qu’il représente un justificatif indispensable pour la comptabilité et la fiscalité de l’entreprise. Pour vous permettre de gérer au mieux cet aspect de votre société et d’en connaître les enjeux, nous vous invitons à découvrir les réglementations applicables et l’organisation à respecter en matière de facturation.

Les différentes réglementations liées à la facturation

En facturation, la conservation de la facture, la date d’émission, le type de document utilisé, le délai de paiement, les mentions obligatoires et le logiciel de facturation ont leur importance puisqu’ils sont très réglementés.

L’obligation de facturation

En premier lieu, l’obligation de facturation s’impose à tous les professionnels. Celle-ci est à réaliser dans les cas suivants :

• Achat de produits ou services dans le cadre professionnel ;
• Réalisation d’une vente à distance ;
• Livraison aux enchères publiques de biens d’occasion, oeuvres d’art et objets de collection ou d’antiquité ;
• Livraison d’une prestation de service à un particulier pour une valeur TTC minimale de 25 euros, ou bien sur demande de celui-ci ;
• Ventes vers des particuliers souhaitant une facture.

La date d’établissement de la facturation

Lorsqu’il s’agit d’une vente de produit, la facture s’établit généralement :

• dès la validation de la commande,
• ou bien à la livraison.

Pour ce qui est de la prestation de service, c’est en principe une fois la prestation terminée que l’entreprise établit la facturation. Avant l’ère du numérique, on précisait que la facture devait être éditée au moins deux exemplaires : le premier est remis à votre client, et vous conservez le second.

Les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture

Selon l’article L441-3 du Code de commerce, toute facture établie et émise par un professionnel doit contenir les mentions suivantes :

• L’identité des deux parties (professionnel et client) ;
• le numéro individuel d’identification à la TVA de chacun dans le cas où la TVA est auto-liquidée ;
• la date à laquelle l’entreprise émet facture ;
• le numéro de la facture ;
• la date à laquelle l’entreprise a réalisé la prestation ou bien celle de la vente du produit ;
• la dénomination exacte, la quantité et le prix unitaire, TVA non incluse, de chaque prestation ou produit vendu ;
• les réductions accordées à date de l’opération ;
• la TVA applicable ;
• le montant total de la TVA ;
• le montant hors taxe (HT) et le montant TTC de la transaction ;
• les conditions relatives au paiement (date de paiement, adresse de facturation des deux parties, escompte, pénalité de retard, indemnité forfaitaire…) ;
• et le numéro du bon de commande si préalablement fixé par l’acheteur.

En cas de dérogation aux règles de facturation régies par le Code de commerce, vous risquez une sanction. L’autorité chargée de la concurrence et de la consommation pourra prononcer une amende administrative pouvant aller de 75 000 € pour une personne physique, à 375 000 € pour une personne morale.

Les supports de facturation valables

Pour l’établissement de ses factures, les formats papier et électronique sont acceptés. Toutefois, en cas de facturation électronique, il faudra veiller à passer par l’une des solutions suivantes :

• La signature électronique de la facture ;
• la télétransmission de la facture par échange de données informatisées ;
• ou le recours à une solution remplaçant la signature électronique ou papier.

Quel que soit le support de facturation retenu, il est indispensable de conserver une version papier de votre facture. Une fois numérisée, une signature électronique doit sécuriser la facture.

En ce qui concerne le logiciel de facturation utilisé, celui-ci doit obligatoirement être attesté par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle. En effet, il est essentiel d’avoir recours à un logiciel de gestion sécurisé. Il garantit notamment l’archivage des données. D’ailleurs, passer par un logiciel de facturation vous permet d’éviter les failles que peuvent présenter les tableaux de facturation réalisés sur Excel.

Les différents types de facturation

Il faut savoir qu’il existe différents modes de facturation, variant selon le type de transaction effectuée entre deux parties et visant à définir leurs termes. Parmi eux, voici les principaux :

La facture intermédiaire : Portant également le nom de facture d’acompte, d’avance ou de provisions, ce type de facture rend possible l’étalement du paiement sur une période définie.

La facture périodique : Aussi appelée facture récurrente, elle est pratiquement identique à la facture intermédiaire, mis à part qu’elle est utile pour les prestations répétitives. Elle est utile pour la maintenance ou la création de contenu par exemple. Elle permet donc d’établir un montant forfaitaire qui pourra faire l’objet de plusieurs phases de paiement.

La facture de régularisation : Ce type de facture établie quant à lui le compte rendu des prestations réellement effectuées. Dans le cas où la livraison d’une prestation prend fin avant la date fixée, ou au contraire si son retard engendre des frais supplémentaires, celle-ci pourra être régularisée.

La facture de clôture : Ce mode de facturation met fin à la réalisation de la prestation, et au contrat établi entre le prestataire ou fournisseur et le client. Elle demande le règlement du montant restant.

La facture d’avoir : Aussi appelée note de crédit, elle représente une reconnaissance de dette. Elle peut par exemple intervenir dans le cas d’une surfacturation, de manière à régulariser la situation.

La facture pro forma : Il s’agit en fait d’un devis officiel qui prend la forme d’une facture. Ce document commercial est provisoire puisqu’il n’a pas de valeur légale, ni comptable.

Les bonnes pratiques de suivi de sa facturation

Pour éviter tout retard de paiement et avoir une gestion optimale de sa trésorerie, il est essentiel pour une entreprise de mettre en place un processus bien rodé. Dans un premier temps, vous devez impérativement communiquer de manière claire vos conditions générales de vente à vos clients. En concluant un contrat avec vous, ils signifient leur adhésion. Puisqu’elles contiennent toutes les informations relatives au paiement, notamment à sa date limite et aux acomptes à verser, il est essentiel de demander à vos partenaires d’en prendre connaissance. D’autre part, il est crucial de vérifier la solvabilité de vos clients, et de vérifier leurs antécédents.

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