La gestion des ressources humaines peut s’effectuer à l’aide de différents outils et logiciels de gestion RH, proposant de réaliser de multiples tâches quotidiennes comme la gestion des absences, les recrutements ou encore la réalisation des fiches de paie. Nous allons voir qu’il existe plusieurs outils capables de fluidifier de nombreux process, vous faisant alors gagner du temps.
À quoi peut servir un logiciel de gestion RH ?
Gérer la paie
Gérer la paie fait partie des tâches principales du service des ressources humaines d’une entreprise, qui est chaque mois tenu d’établir le bulletin de paie du salarié. Il s’agit d’une étape indispensable pour que celui-ci puisse recevoir sa rémunération. Heureusement, l’entreprise a la possibilité de passer par différents logiciels pour y procéder de manière efficace. En effet, les personnes en charge des salaires pourront s’appuyer sur un ERP ainsi que sur des solutions de paie, des moyens efficaces pour améliorer sa productivité et mieux utiliser son temps de travail. Payfit propose d’ailleurs aux entreprises d’optimiser la réalisation de leurs fiches de paie grâce à sa solution de gestion.
Le principe d’un ERP (entreprise ressource planning)
Il s’agit d’une solution permettant la gestion centralisée de nombreux processus internes tels que la gestion des stocks, des commandes ou encore de la comptabilité. L’ERP permet en fait de gérer différentes activités liées aux ressources humaines. À la fois fonctionnel et évolutif, il représente un gain de temps considérable. Il se rend notamment très vite indispensable lorsque l’entreprise concernée compte un nombre important de salariés ou bien intègre peu à peu de plus en plus de processus divers.
Les solutions de paie
Un système de paie performant permet à l’entreprise d’optimiser le temps passé sur chaque fiche de paie. Ce type d’outil génère directement vos fiches de paie mensuelles une fois les mentions obligatoires préremplies et les informations nécessaires inscrites sur les feuilles de temps.
Optimiser son processus de recrutement avec un logiciel de gestion RH
Outils d’aide à la rédaction d’offres d’emploi ou bien logiciel de suivi des candidatures, les solutions permettant d’optimiser ses phases de recrutement ne manquent pas. Avec parfois des centaines de candidatures déposées chaque jour, il peut être très difficile pour l’entreprise de gérer ce flux et de trouver le profil qui correspond à ses attentes rapidement. Cette étape chronophage peut donc être simplifiée grâce à une plateforme capable de filtrer automatiquement les candidatures et de vous faire remonter les plus pertinentes, en fonction du poste à pourvoir. Le statut de chacune d’elles pourra également être facilement modifié, pour un suivi optimal. Les recruteurs pourront donc s’appuyer sur cette plateforme pour examiner les CV avec plus de facilité, pour accorder à chaque candidat l’attention qu’il mérite et lui proposer un entretien s’il présente les qualités et compétences essentielles à la réalisation de ses missions.
Rédiger les contrats de travail
Le contrat de travail est un document légal et officiel permettant de réglementer la relation entre un employeur et un salarié. Il reprend les informations obligatoires relatives à la rémunération, le type de contrat ou encore sa durée. Une fois rédigé, celui-ci est imprimé pour recevoir la signature des deux parties. En choisissant de passer par un outil spécialisé, vous pourrez procéder plus facilement à la rédaction du contrat de travail et le fournir sans attendre à votre futur employé.
Réaliser un tableau de bord RH et un bilan social
Le tableau de bord RH et le bilan social sont en fait deux outils dont l’utilisation est encore très peu répandue. Pourtant, ils peuvent se montrer particulièrement utiles au service des ressources humaines d’une entreprise. Un tableau de bord RH permet d’avoir une vue graphique globale du personnel d’une entreprise. En quelques clics, il nous donne le nombre d’employés, le poste qu’ils occupent, leur salaire ou bien toute autre information importante. Le bilan social, quant à lui, donne accès aux relations des employés avec les partenaires et clients externes, une aide précieuse lorsque l’on souhaite améliorer son service client.
Le tableau de bord RH peut également servir à améliorer la fidélisation de ses employés. Face à un taux de rotation élevé, il est essentiel pour l’entreprise d’analyser sa situation afin d’identifier la ou les raisons de l’insatisfaction de ses salariés. L’outil peut donc aider à mettre en place les mesures nécessaires à une meilleure rétention des employés.
Gérer le temps de travail
Pour une entreprise, le temps est une ressource fondamentale. Afin de l’utiliser au mieux, celle-ci doit disposer d’outils lui permettant de gérer ses différents projets avec efficacité. En effet, la gestion de projet nécessite d’avoir recours à un logiciel spécifique permettant de centraliser l’information et d’attribuer les tâches aux différents collaborateurs de manière efficace. D’autre part, des applications sous forme de calendrier existent pour permettre au salarié de s’organiser convenablement. Avec un agenda collaboratif, il sera d’autant plus facile de synchroniser ses équipes. Pour être sûr de ne manquer aucun rendez-vous et pour planifier des réunions, c’est la solution idéale.
Pour quelle raison utiliser un logiciel de gestion RH ?
En définitive, un logiciel RH est une solution complète, incontournable pour une entreprise. En passant par ce système, elle sera capable de gérer la paie de ses salariés, de suivre en temps réel l’évolution des données qui y sont liées (absences, congés, notes de frais, recrutements…) et de centraliser toutes les informations. Elle pourra par ailleurs automatiser de nombreux procédés, établir ses documents officiels de manière simplifiée comme les fiches de paie, ou encore avoir accès à un tableau de bord récapitulatif. Bien sûr, il s’agit de tenir compte de la taille de son entreprise ainsi que de ses besoins sur l’aspect organisationnel pour choisir une solution adaptée.
Il existe différents types de logiciels RH, certains permettant la gestion de plusieurs tâches, d’autres étant spécialisés dans la réalisation d’une tâche en particulier. Vous devrez donc déterminer les fonctionnalités dont vous avez besoin pour votre gestion interne afin de savoir si vous devez vous orienter vers un logiciel RH simple, ou bien un Sirh. Le Sirh est le nom donné à une solution de gestion complète, regroupant plusieurs logiciels et ainsi conçue pour gérer simultanément ou bien séparément, plusieurs tâches.
